Selleks, et teie kui omaniku käes oleks täpne ülevaade ettevõtte sisemisest toimimisest, on vajalik raamatupidamine. See on tema peamine ja põhiülesanne.
Raamatupidamise peegeldamiseks tegelikus olukorras on vajalik, et raamatupidajal oleks täielik teave kõigi tehingute ja transaktsioonide kohta.
Millist informatsiooni vajab teie raamatupidaja iga kuu oma tööülesannete täitmiseks?
Iga kuu edastame klientidele põhjaliku teate dokumentidest, mida me oma tööülesannete täitmiseks vajame
Nõutavate dokumentide nimekiri:
Raamatupidaja palub teil igakuiselt Nola raamatupidamissüsteemi üles laadida järgnevad dokumendid:
- Pangaväljavõtted
- Kuludokumendid
Miks puuduvad müügiarved nimekirjas?
Müügi kohta esitame põhjaliku ülevaate selle artikli lõpus. Käesolevas jaotises käsitleme iga raamatupidamiseks vajalikku dokumendiliiki eraldi.
Pangaväljavõtted
Pangaväljavõte on teie finantsasutuse poolt välja antud dokument, mis kajastab teie ettevõtte määratud arvelduskonto tehinguid kindla perioodi jooksul ning annab ülevaate pangakonto alg- ja lõppjäägist.
Milliseid avaldusi on meil vajalik esitada?
“On vajalik esitada igakuised pangaväljavõtted kõigi teie ettevõtte arvelduskontode kohta nii pankades kui ka maksesüsteemides. Palun pange tähele: see nõue kehtib isegi juhul, kui kontodel ei ole toimunud rahalisi liikumisi
Kuidas on võimalik raamatupidajale anda õigus avaldusi iseseisvalt üles laadida?
Teil on võimalus meile anda õigused avalduste vaatamiseks. Peale selle õiguse saamist laadime üles need avaldused, mis on vajalikud meie tööprotsessis.
Juhised erinevate pankade vaatamisõiguste andmiseks leiate siit.
Siiski tuleb märkida, et kõigi pankadega selline protseduur ei ole võimalik. Hetkel on meil võimalus avada vaatamisõigused vaid järgnevate pankade ja maksesüsteemide puhul:
- LHV
- Swedbank
- SEB
- Wise
- PaySera
- Stripe
Millisel kujul ja millistel põhjustel on vajalik esitada pangaväljavõte?
uhul kui te pole andnud meile õigust oma pangaväljavõtete vaatamiseks või mingil muul põhjusel see pole olnud võimalik, on teil vajalik esitada oma pangaväljavõtted igakuises korras järgmistes formaatides:
- XML ja PDF, juhul kui kasutate Eesti pankasid;
- CSV ja PDF, kui teie kontod asuvad Wise, Eurowallet, Revolut, PaySera või mõnes muus maksesüsteemis.
PDF-vorming on meile vajalik, et kontrollida väljavõtte alg- ja lõppsaldode õigsust.
CSV- ja XML-formaate kasutame selleks, et integreerida väljavõtteid meie raamatupidamisprogrammiga ja töödelda neid meie algoritmide kohaselt.
Kuigi varasemalt raamatupidajad töötlesid väljavõtteid käsitsi, lähtudes ainult PDF-failidest, oli see protsess vigade suhtes haavatav, kuna see nõudis manuaalset sisestamist. Tänapäevane tehnoloogia võimaldab meil seda teha automaatselt koos lisakontrolliga, vähendades seeläbi oluliselt võimalike vigade riski.
Uus pangakonto
Kui te olete avanud uue arvelduskonto oma ettevõttele, palume teil sellest teavitada meid läbi Nola Accounting süsteemi. See on oluline isegi juhul, kui te ei plaani seda kontot regulaarselt kasutada. Kõik toimunud tehingud sellel kontol, kaasa arvatud näiteks pangatasud, tuleb kajastada raamatupidamises.
Kuludokumendid
Kuludokumendid on kuluarved, tšekid, reisiaruanded ning muid dokumente, mis tõendavad teie ettevõtte äritegevuse raames tehtud kulutusi
Milliseid kuludokumente tuleks Nola raamatupidamissüsteemis esitada?
Eelkõige on vajalikud järgmised dokumendid:
- ostuarved,
- kassatšekid,
- reisiaruanded,
- tasumist ootavad arved
Millisel kujul tuleks esitada nimetatud dokumendid?
- Ostuarved ja kassatšekid: vormingud PDF, JPEG või JPG.
- Reisiaruanded ja vastutava isiku aruanded: digitaalselt allkirjastatud ASICE- või BDOC-vormingus või traditsioonilise allkirjaga PDF-vormingus.
Miks on vajalik regulaarselt esitada kuludokumente?
Eesti raamatupidamisstandardite ja õigusnormide kohaselt ei saa kulusid kajastada ainult pangatehingute põhjal. Sellised tehingud näitavad ainult finantsoveri, ilma et avaldaks tehingu tegelikku majanduslikku sisu. Seetõttu on oluline omada asjakohaseid kuludokumente, mis kinnitavad iga tehtud makset.
Pealegi on kuludokumendid otseselt seotud maksuarvestusega. Need tuleb arvestada maksudeklaratsioonis. Juhul kui dokumendid esitatakse hilinemisega, võib tekkida vajadus korrigeerida maksudeklaratsiooni. See omakorda suurendab raamatupidamise koormust ja võib põhjustada täiendavaid kulusid ettevõttele.
Müük
Kui tegelete traditsioonilise teenindus- või müügisektoris, ei ole teil vajadust eraldi üles laadida müügiarveid meie jaoks. Nimelt tuleb teil Nola raamatupidamissüsteemis otse esitada arved oma klientidele. Sel eesmärgil oleme loonud detailse arvete koostamise protsessi. Meie klientide tagasiside põhjal on selge, et pärast meie arvete loomise vahendi kasutuselevõttu ei näe nad vajadust pöörduda tagasi teiste programmide juurde arvete koostamiseks.
Kellele on vajalik sisestada müügiarveid Nola raamatupidamissüsteemis?
Müügiarved tuleb süsteemi sisestada kõigile klientidele, kes koostavad oma klientidele manuaalseid arveid.
Näiteks:
Kui olete vabakutseline veebidisainer, siis pärast kliendilt tellimuse saamist koostate talle arve, kasutades selleks mõnda arvegeneraatorit, Exceli või Wordi. Ühinedes meie raamatupidamisteenusega, ei ole teil enam vajadust kasutada väliseid tarkvaralahendusi. Te saate koostada arve oma kliendile otse läbi Nola raamatupidamissüsteemi.
Miks on vajalik sisestada müügiarveid Nola raamatupidamissüsteemis?
Müügiarvete sisestamine Nola raamatupidamissüsteemi on oluline järgmistel põhjustel:
- See vähendab topelttöö vajadust, sest te ei pea korduvalt sisestama juba koostatud arveid meie süsteemi.
- Optimeeritud tööprotsess võimaldab teil saada raamatupidamisteenuseid soodsama hinnaga, kuna lisatöö mõjutab teenuse lõplikku maksumust (meie raamatupidamisteenusel on samasugused kuluarvestuse põhimõtted nagu mistahes muul teenusel).
Detailseid juhiseid selle protsessi kohta leiate siit.
Kellel ei ole kohustust sisestada müügiarveid Nola raamatupidamissüsteemi?
a) Juhul kui Teie ettevõte genereerib müügiarveid eritarkvara abil ning Teie põhiklientuur koosneb eraisikutest, ei ole vajalik sisestada müügiarveid Nola raamatupidamissüsteemi. Selliste tarkvarade hulka kuuluvad erinevad CRM-süsteemid, Shopify, Woocommerce ning teised veebipoodidele mõeldud CMS-süsteemid. Teie ülesanne on edastada meile igakuiselt kogu müügiaruanne. Detailsema juhendi selle protsessi kohta esitab Teile meie pearaamatupidaja.
Näiteks:
- Veebipood, mis on loodud Shopify, Woocommerce, Magento või mõne muu CMS-süsteemi baasil.
- Veebileht, mis on integreeritud mõne CRM-süsteemiga, näiteks ZOHO, amoCRM, SalesForce, Pipedrive.”
b) Juhul, kui Teie ettevõtte peamised müügikanalid on kassaaparaat või pangaterminal ning Teie peamised kliendid on eraisikud, ei ole vajalik sisestada iga üksikut müügiarvet Nola raamatupidamissüsteemi. Palume Teil edastada meile igakuiselt konsolideeritud müügiaruanne, mis kajastab kassas ja pangaterminalis tehtud tehinguid. Detailsema juhendi ning vajalike dokumentide vormingu osas pöörduge palun meie pearaamatupidaja poole.
Näiteid sellistest ettevõtetest:
- Jaemüügikauplused
- Kohvikud ja restoranid
- Taksoettevõtted
c) Juhul, kui Teie ettevõtte kogu müügitegevus toimub tehnoloogiaplatvormi vahendusel, ei ole vajalik koostada eraldi müügiarveid Nola raamatupidamissüsteemis. Sellisel juhul palume Teil esitada konsolideeritud müügiaruanded, mida Nola raamatupidamissüsteem toetab.
Näited tehnoloogiaplatvormidest:
- Kullerteenuse pakkujad nagu Wolt, Bolt, Fudy
- Restoranide partnerid nagu Wolt, Bolt, Fudy
d) Juhul, kui Teie müügitegevus toimub digitaalsetel turuplatsidel, ei ole samuti vajalik sisestada iga üksikut arvet Nola raamatupidamissüsteemi. Täpsemate juhiste ja nõuete osas palume pöörduda meie pearaamatupidaja poole.
Näited digitaalsetest turuplatsidest:
- Amazoni müüjad
- Ebay, Etsy ja muude digitaalsete turuplatside müüjad
